[DOSSIER THÉMATIQUE] Les obligations comptables du comité d’entreprise

La mise en place d’un comité d’entreprise (CE) ou Comité social et économique (CSE) est obligatoire pour toutes les sociétés ayant plus de 50 salariés. Présidé par le chef d’entreprise ou son représentant, et réunissant plusieurs délégués élus du personnel, le CE sert d’interface entre les employés et la direction de l’entreprise. Sa principale mission consiste à améliorer les conditions des salariés et favoriser la prise en compte de leurs intérêts par l’employeur. Afin de réaliser les tâches relatives à cette mission, le CE dispose de différentes ressources, et doit gérer un budget selon les normes comptables. Voici un dossier complet sur les obligations comptables du comité d’entreprise.

Les types de comités d’entreprise et leurs ressources

Les obligations comptables du comité d’entreprise dépendent de sa taille, c’est-à-dire de l’importance de ses ressources.

Les ressources du CE

Le comité d’entreprise affecte ses ressources annuelles à deux usages :

• Le budget de fonctionnement, qui sert donc au bon déroulement des activités du comité ;
• Le budget des œuvres sociales, destiné aux activités sociales et culturelles à l’intention des salariés (ex. : cantine, crèche, tickets d’entrée dans les musées ou pour le cinéma, etc.)

L’entreprise doit verser au CE une subvention qui représente 0,20 % de sa masse salariale pour son budget de fonctionnement. L’employeur est également tenu de verser une somme pour les activités sociales et culturelles, avec un montant fixé par accord d’entreprise.

Par ailleurs, le CE peut disposer d’autres ressources :

• Les cotisations des salariés le cas échéant ;
• Les subventions des organisations syndicales ;
• Les dons et legs ;
• Les recettes issues des manifestations organisées par le CE ;
• Le remboursement des primes d’assurance de responsabilité civile : les primes sont d’abord payées par le CE puis remboursées par l’employeur.

Les différents types de CE

Du point de vue comptable, on distingue 3 types de comités d’entreprise selon le montant de leurs ressources annuelles : les petits CE, les CE moyens et les gros CE. Le calcul de ces ressources prend en compte les différentes sources ci-dessus et englobe l’ensemble des budgets du CE.

Les petits CE disposent de 153 000 euros par an au maximum. Les obligations comptables du comité d’entreprise de petite taille sont généralement peu contraignantes, et se limitent à une comptabilité de trésorerie.

Les CE de taille moyenne disposent d’un budget total supérieur à 153 000 euros, mais ne doivent pas dépasser deux des trois seuils suivants à la fin de l’exercice :

• Nombre de salariés : 50 employés à temps plein ;
• Ressources annuelles : 3 100 000 euros ;
• Total du bilan : 1 550 000 euros.

Ces CE moyens peuvent établir une comptabilité simplifiée.

Les CE qui ont dépassé les seuils précédents sont considérés comme de gros CE. Ils doivent effectuer une tenue de comptabilité complète selon le Code de commerce et l’Autorité des normes comptables.

Les obligations comptables des différents CE

Depuis 2015, les comités d’entreprise doivent tenir une comptabilité en bonne et due forme. Cela répond à plusieurs objectifs :

• La justification de l’utilisation des fonds du CE vis-à-vis des salariés et de l’employeur ;
• La mise en lumière de la situation financière du CE, pour que les élus puissent piloter les activités du comité en toute connaissance de cause ;
• Le respect des obligations légales du CE vis-à-vis de la loi et du règlement intérieur, concernant l’étanchéité des deux budgets, par exemple.

La tenue de la comptabilité consiste à comptabiliser de manière chronologique les différents mouvements qui affectent les ressources du CE en enregistrant toutes les pièces comptables relatives à ces mouvements.

Comptabilité des petits CE

Les petits CE doivent tenir une comptabilité dite de recettes et dépenses ou comptabilité de trésorerie. Voici les obligations relatives à ce type de comptabilité :

• Enregistrement chronologique des recettes (ventes) et dépenses (achats) effectuées par le comité, cela peut se faire en une seule écriture dans un livre journal ;
• Réalisation d’un inventaire au moins une fois tous les 12 mois dans un livre d’inventaire afin de constater les actifs et passifs du CE ;
• Établissement des comptes annuels comprenant un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe.

Toutefois, les petits CE peuvent tenir leur comptabilité de manière ultra simplifiée. Dans ce cas, leurs obligations se limitent à l’enregistrement chronologique des montants et origines des mouvements comptables dans un livre de comptes, et d’une synthèse annuelle simplifiée qui réunit les informations comptables concernant le patrimoine et les en-cours du comité.

Les écritures comptables et la présentation des comptes sont logiquement attribuées au trésorier du comité d’entreprise, mais la tâche peut être imputée à d’autres membres élus, comme le secrétaire par exemple. Les petits CE ne sont pas nécessairement obligés de s’adresser à un expert-comptable, mais ils peuvent le faire s’ils en ressentent le besoin.

Comptabilité des CE de taille moyenne

En principe, les CE de taille moyenne doivent tenir une comptabilité d’engagement ou comptabilité dettes-créances. Contrairement à la comptabilité des recettes-dépenses, qui permet d’enregistrer les mouvements une fois qu’ils ont généré un flux financier (après encaissement ou paiement), la comptabilité d’engagement nécessite un enregistrement des pièces justificatives au jour de leur établissement. Ainsi, les factures et paiements sont respectivement enregistrés au jour de la facturation et de l’émission. Les salaires charges sociales doivent être comptabilisés chaque mois.

Il s’agit également d’établir une comptabilité de manière chronologique, d’effectuer un inventaire et de présenter des états financiers détaillés à la fin de l’exercice comptable. Les CE moyens peuvent toutefois bénéficier de certains allègements :

• Tenue d’une comptabilité de trésorerie au cours de l’exercice et établissement des créances et dettes en fin d’année seulement ;
• Présentations de comptes annuels simplifiés : bilan, compte de résultat et annexe simplifiés.

Les CE disposant de plus de 153 000 euros annuels doivent faire appel à un expert-comptable ou un cabinet d’expertise comptable. Ce dernier est chargé de l’établissement et de la présentation des comptes annuels. Les honoraires sont prélevés sur le budget de fonctionnement du comité d’entreprise.

Comptabilité des gros CE

Contrairement au cas des petits CE et des CE de taille moyenne, aucun allègement n’est prévu dans les obligations comptables du comité d’entreprise de grande taille. Ces gros CSE doivent tenir une comptabilité classique rigoureuse, réaliser au moins un inventaire annuel et établir des comptes annuels complets. Outre le bilan et le compte de résultat, le CE doit présenter une annexe de base qui retrace les transactions les plus importantes durant l’année d’exercice. Le CE doit également établir les comptes consolidés s’il détient des associations ou des sociétés civiles et immobilières.

Par ailleurs, les grands CE doivent nommer un commissaire aux comptes et un suppléant pour la certification des comptes. L’établissement des comptes de fin d’année doit être supervisé par un expert-comptable, et le commissaire aux comptes est chargé de contrôler la sincérité de ces comptes, et de vérifier s’ils présentent une image fidèle des opérations de l’année d’exercice écoulée. Le CAC est également chargé d’alerter le président du CE et le secrétaire s’il constate certaines opérations risquant de compromettre la bonne continuité des activités du CE. C’est la procédure d’alerte, qui sert donc à prévenir les éventuelles difficultés du CE en matière de trésorerie et de fonctionnement. Notons que les commissaires aux comptes du CE doivent être différents de ceux chargés des comptes de l’entreprise. Ils sont nommés pour un mandat de 6 ans.

Dans tous les cas, quelle que soit la taille du CE, il est généralement déconseillé d’utiliser un simple tableur pour établir la comptabilité. En effet, cela peut compromettre l’irréversibilité des écritures imposées par le plan comptable général, puisque les données peuvent être modifiées à tout moment. La Direction Générale des Finances publiques recommande ainsi l’usage du papier qui assure l’absence de blanc ou d’altération, ou bien d’un logiciel comportant une procédure de validation qui empêche toute modification non autorisée.

Les obligations d’information comptable du CE : que contient le rapport de gestion ?

Outre les obligations comptables du comité d’entreprise, les élus doivent préparer et diffuser les rapports concernant la gestion comptable du CE. Ce rapport de gestion doit être présenté une fois par an, et comporte plusieurs éléments.

L’organisation du comité d’entreprise

Elle doit être présentée en préalable aux comptes de l’entreprise. Cette section du rapport informe les salariés du nombre des élus, de l’effectif des salariés du comité s’il y en a, le nombre et la nature des commissions qui composent le CE, ainsi que l’organigramme des différents services qui composent le comité. Les modalités d’arrêt et d’approbation des comptes annuels, et leur diffusion doivent également être décrites dans cette partie du rapport.

L’utilisation du budget de fonctionnement

L’utilisation des subventions de fonctionnement du CE doit être décrite de manière précise :

• Les honoraires des experts et la rémunération des employés du CE ;
• Les frais de documentation ;
• Les frais de déplacement ;
• Les frais de communication ;
• Les frais relatifs à la formation des élus, incluant l’hébergement et le transport dans le cadre d’une formation ;
• Le montant versé au comité central le cas échéant ;
• Les autres dépenses.

L’utilisation du budget consacré aux activités sociales et culturelles

Dans le rapport, il faut distinguer les activités gérées directement par le CE, les activités qu’il gère en partie et celles dont la gestion a été déléguée. Dans tous les cas, il faut décrire l’activité, le lieu de réalisation, le montant utilisé et le prestataire choisi.

Ce rapport d’activités doit également présenter une comptabilité analytique concernant les écarts entre les comptes prévisionnels et le budget réalisé. Enfin, il faut mentionner les informations concernant les prestations proposées au titre des activités sociales et culturelles et leurs bénéficiaires.

Patrimoine et transactions importantes

Les petits comités d’entreprise peuvent présenter un état de synthèse simplifié du patrimoine du comité. En revanche, les moyens et grands CE doivent établir une évaluation et une description précises de ce patrimoine en effectuant un inventaire rigoureux.

Concernant les transactions significatives réalisées par le comité, il faut également les mentionner dans le rapport et fournir toutes les données comptables qui s’y rapportent. Une transaction peut être considérée comme importante du fait de son montant, sa durée ou sa nature.

Synthèses des créances et dettes

Le petit comité d’entreprise peut établir une présentation simplifiée des synthèses relatives à ses ressources et dépenses en respectant les règles établies par l’Autorité des normes comptables. Les petits CE n’ont pas besoin de fournir une annexe, mais doivent fournir les informations financières relatives aux transactions importantes réalisées dans l’année.

Les moyens et grands CE doivent pour leur part présenter des documents comptables complets. C’est l’expert-comptable qui est chargé de la révision des comptes et de l’établissement des comptes annuels. Les grands CE doivent nommer un commissaire aux comptes pour les certifier. Outre le bilan et le compte de résultat, il faut fournir une annexe qui inclut le rapport annuel de la commission des marchés.

Arrêt, approbation et diffusion des comptes du CE

Une fois les comptes établis dans le respect des obligations comptables du comité d’entreprise, les membres élus doivent préparer leur présentation auprès des salariés.

En premier lieu, le trésorier établit les comptes annuels et établit un rapport sur les conventions passées avec un ou plusieurs membres du comité d’entreprise. Le bureau du comité procède ensuite à l’arrêt des comptes lors d’une réunion interne, qui doit avoir lieu avant le 31 mars de chaque année.

Les comptes ainsi arrêtés doivent parvenir aux membres élus au plus tard 3 jours avant la réunion d’approbation. Le rapport de gestion et le rapport sur les conventions sont ensuite soumis à l’approbation des membres du comité lors d’une assemblée générale, et l’approbation des comptes annuels représente l’unique ordre de jour pour ce type de réunion. Elle doit avoir lieu avant le 31 décembre de chaque année. Lorsque les comptes ont été approuvés, le bureau du CE peut les diffuser auprès des salariés par les voies qui lui sont habituelles : affichage, courriels, sur le site du CE, etc. Rappelons que le CE dispose de locaux équipés dans l’entreprise, où il peut accomplir sa mission d’information des salariés sur les supports prévus à cet effet.

Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à vous tourner vers votre expert-comptable.