Les frais professionnels déductibles : optimisez votre imposition !

Si vous dirigez une entreprise, vous savez sûrement à quel point il peut être intéressant de déduire certains frais professionnels de l’entreprise. L’intérêt étant bien évidemment de pouvoir bénéficier d’une exonération fiscale et sociale sur ces frais. Comment déduire la TVA sur vos frais professionnels ? Comment fonctionnent les indemnités kilométriques et le paiement des frais de voiture ? Est-il possible de faire payer un loyer à votre SARL dont le siège social est fixé à votre domicile ? Quid des frais de téléphone et de connexion à l’Internet ? Votre expert-comptable vous répond !

Comment peut-on exonérer les remboursements de frais des gérants ?

Les personnes salariées qui établissent des notes de frais à l’attention de l’entreprise qui les embauche obtiennent classiquement un remboursement des frais engagés sans paiement d’impôt ou de charge sociale. Concernant les gérants de société, la situation est plus complexe ! Nous allons ici évoquer un régime applicable aux gérant, que ce dernier soit minoritaire ou majoritaire.

Par principe, les indemnités, remboursements et allocations pour frais calculés de manière forfaitaire sont classiquement assimilés à un supplément de rémunération. Il en résulte que ces sommes que le gérant va percevoir depuis sa société seront imposables, tant au titre des charges sociales que de l’impôt sur le revenu. Pour les gérants majoritaires, nous pourrions aller plus loin en indiquant que ces indemnités forfaitaires sont non seulement imposables au titre de l’impôt sur le revenu du gérant, mais elles ne sont en plus pas déductibles du résultat de la société ! Le régime est donc à éviter.

À l’inverse, les remboursements effectués au réel (également dit « à l’euro, l’euro ») sont exonérés de charges et imposition. Cette solution implique bien évidemment de pouvoir justifier de chaque dépense à l’euro prêt. Il est donc très intéressant d’opter pour le régime réel, à la condition d’en respecter toutes les exigences. Il est nécessaire d’en conserver tous les justificatifs, à la condition que les dépenses effectuées aient été strictement nécessaires à l’exercice des fonctions. Celles-ci ne doivent pas avoir été préalablement englobées dans l’abattement de 10% dont bénéficient les gérants minoritaires et majoritaires.

Il est donc largement conseillé de contacter son expert-comptable pour faire le point sur ces dépenses et ses recettes afin de choisir le régime le mieux adapté. En cas d’option pour le régime réel, l’assistance d’un professionnel expérimenté est bien évidemment nécessaire.

Les frais liés à l’utilisation du véhicule personnel du gérant ?

De nombreux gérants souhaitent pouvoir utiliser leur véhicule personnel pour les missions liées à leur profession. Comment optimiser au mieux la déductibilité de ces frais ? Plusieurs distinctions sont à faire en la matière.

Tout d’abord, il faut comprendre que d’une manière générale, une dépense ne sera déductible que si elle a été réellement supportée par le gérant et que ce dernier en a conservé tous les justificatifs. Seuls les frais correspondant aux déplacements professionnels peuvent être déduits, à condition qu’ils aient été engagés dans l’intérêt unique de l’entreprise. Les frais liés aux trajets domicile-travail ne donnent jamais lieu à remboursement car ils entrent déjà dans la déduction de 10% pour frais professionnels. Vous pourrez en revanche envisager avec votre expert-comptable leur remboursement sous la forme d’avantage en nature.

De nombreux frais professionnels peuvent être remboursés par la société : frais de carburant, de réparation, d’entretien, les pneumatiques, les péages, stationnement, autoroutes, assurances ainsi que dans le cas d’une location ou d’un crédit-bail, le montant des loyers.

Dans le cas de l’utilisation d’un véhicule personnel, la quote-part de déductibilité doit être calculée de manière précise. Il sera nécessaire de faire appel à votre expert-comptable pour demeurer dans la légalité et ne pas risquer de pénalités fiscales.

Concernant le remboursement des frais de voyage et de déplacement ?

Il peut être intéressant en tant que gérant de procéder au remboursement des frais de voyages et de déplacements par votre entreprise. Il est nécessaire de faire très attention en la matière, car les conditions pour permettre un tel remboursement sont nombreuses. Dans le cas le plus simple, les frais de voyage peuvent correspondre à la visite rendue à l’un de vos clients, de vos fournisseurs ou bien engagés pour vous rendre à un salon professionnel. Ces frais englobent donc généralement le transport, l’hôtel et les frais de repas. Ces derniers peuvent être payés directement avec la carte de votre entreprise ou bien avancés par vous et remboursés sous la forme d’une note de frais accompagnée de tous les justificatifs.

Il est cependant nécessaire de ne pas en abuser sous peine de subir un contrôle de l’administration. Pas question en effet de prendre quelques jours de vacances en famille aux frais de sa société et en souhaitant déduire ces derniers de votre résultat. Ces frais font l’objet d’une obligation de déclaration dès lors qu’ils excèdent 15.000€ par an. Votre expert-comptable vous accompagnera alors dans l’édition du « relevé de certains frais généraux », qui est une déclaration spécifique à ces frais professionnels. Une amende fiscale est bien évidemment encourue en cas de non production de ce relevé.

Les abonnements téléphoniques et d’Internet

Les abonnements téléphoniques et de connexion à l’Internet sont déductibles et remboursables par la société, à la condition qu’ils aient été souscrits pour les besoins professionnels de l’entreprise. Si l’abonnement en question est souscrit au nom de la société, les factures sont adressées à l’entreprise. Celle-ci peut bien évidemment les déduire de son résultat et récupérer la TVA correspondante. Si le gérant utilise ces forfaits et connexions dans un cadre privé, il sera nécessaire de les considérer comme un avantage en nature, soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

En revanche, si l’abonnement est au nom du gérant, ce dernier peut éditer une note de frais et se faire rembourser la part professionnelle du coût de l’abonnement en question. Il faut alors calculer la quote-part correspondant en fonction du nombre d’heures, mais ce nombre ne peut excéder 50% du coût total de l’abonnement.

Peut-on déduire la TVA sur les frais professionnels ?

De nombreux dirigeants de société sont bien évidemment intéressés par la déductibilité de la TVA sur certains frais professionnels, qu’ils aient été payés par la société qu’ils dirigent ou bien de manière personnelle. Cependant, tous les frais ne donnent pas droit à la déduction de la TVA. Il est en la matière essentiel de faire appel à son expert-comptable pour déterminer quels frais peuvent y ouvrir droit.

Voici à titre d’exemple un certain nombre de règles particulières en matière de TVA :

• Pour la location d’un véhicule, la TVA n’est jamais récupérable s’agissant d’un véhicule de tourisme, mais elle l’est pour un véhicule utilitaire.
• La TVA n’est jamais récupérable concernant les indemnités kilométriques et les frais de transport.
• La déductibilité de la TVA sur l’essence obéit à une régime particulier. Elle est récupérable à hauteur de 60% de son montant sur l’essence, à 80% ou 100% sur le diesel pour respectivement un véhicule de tourisme et un véhicule utilitaire, et 100% sur les carburants verts. Il convient cependant de distinguer en fonction du type de trajet réalisé !
• Concernant les dépenses de restaurants, la TVA est en principe déductible si la dépense est engagée dans l’intérêt de l’entreprise, les repas personnels ne sont donc en principe pas concernés. Une particularité concerne les factures inférieures à 150€.

Les règles concernant la déductibilité de la TVA sont particulièrement strictes. Il est nécessaire de contacter votre expert-comptable pour faire un point particulier sur ce régime et prendre les bons réflexes.

Les cadeaux offerts par le gérant de société

Les cadeaux et réceptions permettent d’entretenir de bonnes relations avec les clients, les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise. Il est donc normal que ces frais puissent être pris en charge par la société.

Concernant les cadeaux offerts par le gérant, ces derniers sont déductibles s’ils ne présentent pas une valeur exagérée et que la somme est exposée dans l’unique intérêt de l’entreprise. Ces cadeaux peuvent alors être des charges entièrement déductibles des bénéfices de l’entreprise. Si la dépense est faite par le gérant directement, celui-ci peut s’en faire rembourser le montant par le biais d’une note de frais, la somme n’étant ainsi pas imposable.

Les réceptions organisées par l’entreprise

Les réceptions organisées par l’entreprise peuvent également être déductibles sous certaines conditions. Il est en la matière nécessaire d’avoir une proportionnalité entre la somme engagée et l’importance des opérations effectuées. Il sera si vous souhaitez les pratiquer nécessaire de faire un point avec votre expert-comptable au préalable.

Si la réception est organisée au domicile du gérant, les critères demeurent identiques à la condition que la réception n’ait pas un caractère familial, sans quoi elle serait totalement exclue d’une qualification de charge.

De la même manière, votre expert-comptable devra vous assister dans l’établissement d’un « relevé de certains frais généraux » lorsque le montant des dépenses sera trop élevé, à savoir plus de 3.000€ au cours d’un même exercice.

Concernant les dépenses vestimentaires, peut-on les déduire ?

Seules les dépenses vestimentaires liées directement à l’exercice de la profession exercée peuvent être remboursés par la société et considérés comme des charges pour l’entreprise. Il s’agit par exemple des chaussures de sécurité ou encore des bleus de travail qui ne sont utilisés que dans le cadre de l’entreprise. Toutes les dépenses courantes, qui sont de nature civile (coiffure, costume, chaussures de ville…) présentent un caractère personnel même si elles sont utilisées dans un cadre professionnel. Il faudra ainsi les considérer comme un avantage en nature si elles sont prises en charge par la société.

Vous souhaitez-faire le point sur les charges déductibles par votre entreprise ?

Votre expert-comptable est votre meilleur allié pour optimiser la fiscalité de votre entreprise, notamment par le biais de la déductibilité des frais engagés pour le compte de la société. Si vous souhaitez faire le point sur les différentes possibilités en la matière, n’hésitez pas à solliciter un rendez-vous comptable avec votre expert.