Une facture rectificative permet de modifier ou d’annuler une facture validée !

Parfois, on est pressé par le temps, et on commet des erreurs. Il vous est sans doute déjà arrivé de faire une faute de frappe ou une erreur de prix. Vous vous demander quelles sont vos options pour rectifier une anomalie en sachant qu’il est interdit de supprimer une facture afin de la refaire ? La bonne pratique consiste à réaliser une facture rectificative. CBA vous apporte toutes les informations à connaître pour réaliser cette nouvelle facture en toute légalité.

Modifier ou annuler une facture : ce que dit la loi !

Le principe d’inaltérabilité des opérations enregistrées en application au niveau des logiciels de facturation empêche la suppression ou la modification d’une facture. De plus aucune rupture dans le suivi des numéros de facture n’est tolérée. C’est d’ailleurs considéré comme une infraction.

Par contre, en cas d’erreur vous avez la possibilité de réaliser d’autres documents comme une facture rectificative.

Une facture rectificative vous permet de modifier ou d’annuler une facture erronée !

Le principe est simple : la facture rectificative reprend les éléments corrects de la facture originale : il ne vous reste plus qu’à modifier ce qui ne l’était pas.

Format de la facture rectificative

La facture rectificative a une numérotation propre, il n’est pas possible de reprendre le même numéro de facture que celui de l’original.

Elle doit mentionner le numéro, la date de la facture originale non conforme. Il est par exemple possible de noter ce qui suit :

« Vous trouverez ci-dessous notre facture corrective. Elle annule et remplace la facture n° XXX en date du 00/00/00. Nous nous excusons et vous présentons la nouvelle facture :  ».

La facture rectificative reprend bien entendu le même format que n’importe qu’elle autre facture traditionnelle : en-tête avec logo, identité de l’entreprise, information légales et obligatoires… informations relatives au client.

Informer le client de l’anomalie

Il est indispensable de contacter votre client rapidement afin de l’informer de l’anomalie et de l’envoi d’une facture rectificative. Vous devez le faire idéalement avant qu’il ne comptabilise la facture initiale et qu’il vous la règle.

Deux cas de figure possibles :

• Il n’a pas encore enregistré la facture initiale, il peut alors la détruire la première et procéder à l’enregistrement et au règlement de la nouvelle. Aucune incidence dans sa comptabilité.
• Par contre, si jamais il a déjà traité comptablement la première facture, vous devrez lui-faire une facture d’avoir. Cela l’oblige donc à une nouvelle saisie comptable de la part de votre expert comptable.

Établissement d’une facture d’avoir

La facture d’avoir est une facture rectificative avec une particularité : celle d’avoir un montant négatif qui annule tout ou partie de la facture initiale. La facture d’avoir est à utiliser en cas d’oubli d’une remise ou d’un geste commercial qui avait été annoncé au client. Mais aussi lors d’un retour de marchandises ou de l’annulation par le client de la vente.

La réactivité est donc essentielle en cas d’erreur !

Dans quel cas réaliser une facture rectificative ?

L’édition d’une facture rectificative peut se faire dans certains cas de figure. C’est notamment le cas lorsque la facture a déjà été envoyée au client mais que ce dernier ne l’a pas encore réglé. L’intérêt de ce document consiste donc à remplacer le précédent, c’est-à-dire la facture comportant une ou des erreurs.

Quels éléments doit comporter une facture rectificative ?

Il faut savoir que pour réaliser une facture rectificative dans les règles de l’art et surtout dans le respect de la législation, ce document se doit de comporter un certain nombre d’informations.
Il est donc question des points qui suivent :

• les mentions obligatoirement présentes sur une facture classique
• la rectification des éléments erronés
• un nouveau numéro de facture car chaque facture dispose d’un numéro unique
• la mention “annule et remplace la facture” suivi du numéro de la facture émise et erronée

Comment procéder dans le cas d’une facture erronée déjà réglée ?

Il existe un cas de figure plus complexe et pour lequel, une facture rectificative ne sera pas suffisante. C’est notamment le cas lorsque votre client a déjà payé la facture comportant une erreur. Même si dans cette situation, la facture rectificative ne suffit pas, il existe tout de même une solution.
En effet, il faudra alors procéder à une facture d’avoir. Cette opération permet donc d’annuler ou de corriger la facture émise. Lors, un certain nombre d’informations devront donc apparaître sur ce document :

• les mentions obligatoirement présentes sur une facture classique
• les informations de la facture de base
• la notion “avoir” dans l’intitulé de la facture
• la mention net à déduire en lieu et place de la mention net à payer

Conseils pour éviter les erreurs de facturation

Afin d’éviter de devoir réaliser des factures rectificatives et donc, pour limiter les erreurs lors de la facturation et les éventuelles sanctions fiscales, quelques astuces simples sont à connaître.
Il vous est par exemple possible de :

• utiliser un logiciel spécifique de facturation
• mettre en place une numérotation automatique
• enregistrer toutes les spécificités de vos produits ou de vos prestations
• disposer de fiches clients avec toutes les données qui leur sont liées
• faire appel à un professionnel pour réaliser votre facturation

L’équipe de notre cabinet d’expertise-comptable vous accompagne au quotidien. En cas de difficultés ou si vous avez un doute sur une procédure à suivre, n’hésitez pas à nous contacter. Nous pouvons vous conseiller et vous aider à gérer au mieux votre entreprise. Prenons rendez-vous !