Point sur la comptabilité informatisée et la dématérialisation des factures !
Les entreprises sont tenues de réaliser leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés. Cette dernière peut, ainsi, être présentée sous forme de fichiers dématérialisés lors d'un contrôle de l'administration fiscale. Mais savez-vous exactement ce que sont la comptabilité informatisée et la dématérialisation de vos factures ? Explications !
Qu’entend-on par comptabilité informatisée ?
La comptabilité informatisée correspond à l’ensemble des systèmes qui permettent la réalisation des écritures comptables. Elle a remplacé les écritures papier depuis janvier 2014.
Toutes les entreprises sont tenues de respecter cette obligation à l’exception de celles qui sont au régime des bénéfices agricoles au forfait, des micro-entrepreneurs et des SCI (sous conditions).
Les entreprises doivent ainsi sauvegarder de manière digitalisée divers documents. On parle des états comptables, des données comptables, des données de gestion (pièces commerciales, règlements, tiers, banques, mouvement de stock, TVA…). Votre expert-comptable peut vous apporter des détails supplémentaires, si vous en avez besoin.
Qu'en est-il de la dématérialisation des factures ?
Une facture électronique (e-invoicing) est une « facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée ». Attention, le format de fichier n’est pas un PDF. Les données transmises doivent avoir « un socle minimum de données sous forme structurée ».
Depuis janvier 2020, toutes les entreprises privées doivent déjà envoyer des factures électroniques via une plateforme dédiée aux entités de la sphère publique (mairies, communauté d’agglomération ou de communes, État…). Le gouvernement poursuit la mise en œuvre de la facturation électronique, et prochainement, les entreprises entre elles, devront également procéder ainsi.
Le e-reporting permettra aussi, à termes, la transmission à l’administration de certaines données relatives à des opérations commerciales non concernées par la facturation électronique. On parle ici des opérations de vente et de prestation de services en direction des particuliers (B to C), et des transactions avec des entreprises établies à l’étranger.
Choisir le bon outil
Certaines entreprises ont déjà dû investir dans des logiciels de gestion comptable. Elles devront aussi prochainement choisir une plateforme de dématérialisation agréée par l’administration (certains logiciels comptables proposeront cette option). Elles pourront aussi choisir d'utiliser le portail public de facturation, qui s’appuiera sur la plateforme déjà en fonctionnement : Chorus Pro.
Planning de mise en œuvre
Il est prévu que ce dispositif soit déployé progressivement entre 2024 et 2026.
Toutes les entreprises seront concernées, même celles qui ne sont pas soumises à la TVA !
Comptabilité informatisée et facture électronique : quels sont les objectifs visés ?
Le gouvernement vise 4 objectifs avec le déploiement de la comptabilité informatisée et de la facturation électronique :
- allégement des charges administratives grâce à la dématérialisation ;
- simplification des obligations déclaratives de TVA : pré-remplissage automatique via le e-reporting ;
- détection accrue des fraudes ;
- connaissance à l’instant T de l’activité des entreprises.
La comptabilité informatisée permet un contrôle fiscal à distance
Depuis 2017, le fisc peut réaliser une opération de contrôle à distance. Les entreprises ont l’obligation de lui faire parvenir une copie du fichier des écritures comptables (FEC) au format dématérialisé.
Si le fisc vous adresse un « avis d’examen de comptabilité », vous avez un délai de 15 jours pour lui adresser le FEC. Si vous ne répondez pas dans les délais, la procédure d’examen peut être annulée et remplacée par une procédure de rectification de comptabilité traditionnelle. Et vous vous exposez à une amende de 5 000 €.
Attention, la non remise du fichier FEC peut être considérée comme une « opposition à contrôle fiscal ».
Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires à ce sujet, prenez contact avec notre cabinet d’expertise comptable. Nous pouvons vous renseigner et vous accompagner dans cette transition numérique : appelez-nous !
