Les factures non parvenues (FNP) : comment les comptabiliser ?

Les factures non parvenues, ou FNP, constituent un élément incontournable du cycle comptable auquel toute entreprise doit faire face. Bien que parfois perçues comme une simple formalité, leur traitement nécessite une rigueur et une méthodologie précises. Cet article vise à démystifier ce processus en explorant ses tenants et aboutissants, tout en offrant des conseils pratiques pour une gestion optimale.

Qu'est-ce qu'une Facture Non Parvenue ?

Une facture non parvenue fait référence à une situation où une entreprise reçoit un bien ou un service avant la clôture de l'exercice comptable, mais sans que la facture correspondante ne lui soit parvenue. Cela crée un décalage temporel entre la réception et la facturation, nécessitant un ajustement comptable.

Le principe de séparation des exercices

La comptabilisation d'une facture non parvenue est essentielle pour respecter le principe fondamental de séparation des exercices. Ce principe stipule que les charges et les produits doivent être enregistrés dans l'exercice auquel ils se rapportent, indépendamment de leur date de facturation ou de paiement. Ainsi, une FNP permet d'assurer une représentation fidèle de la situation financière de l'entreprise à la clôture de l'exercice.

L'impact sur la comptabilité et la gestion

Les factures non parvenues ont des implications tant sur le plan comptable que sur la gestion de l'entreprise.

Implications comptables

Au niveau comptable, les FNP sont enregistrées en tant que charges et dettes fournisseurs. Elles augmentent les charges de l'exercice dans le compte de résultat et figurent au passif du bilan dans la ligne "Dettes fournisseurs et comptes rattachés".

Implications gestionnaires

Sur le plan de la gestion, les FNP impliquent des tâches supplémentaires pour le service comptable. Leur évaluation nécessite une estimation précise basée sur les bons de commande, les factures antérieures ou d'autres documents probants. De plus, leur existence peut influencer les décisions stratégiques des dirigeants, car elles représentent des dettes envers des tiers.

La comptabilisation des FNP : une procédure détaillée

La comptabilisation d'une facture non parvenue suit une procédure spécifique impliquant des écritures comptables distinctes. Voici les étapes à suivre :

1. Évaluation de la FNP

Avant tout, il est essentiel d'évaluer avec précision le montant de la FNP. Cette évaluation peut se baser sur divers documents, tels que les bons de commande, les factures antérieures du même fournisseur ou toute autre information pertinente.

2. Écritures comptables à la clôture de l'exercice

À la clôture de l'exercice, les écritures comptables suivantes doivent être enregistrées :

Débit :

• Compte de charge approprié (classe 6) pour le montant hors taxes de la FNP
• Compte 44586 "TVA à régulariser" pour le montant de TVA déductible, si applicable

Crédit :

• Compte 4081 "Fournisseurs - factures non parvenues" pour le montant toutes taxes comprises (TTC)

Exemple : Une entreprise clôture son exercice le 31 décembre. Le 28 décembre, elle reçoit des marchandises d'une valeur de 5 000 € HT. La facture sera établie par le fournisseur le 5 janvier de l'année suivante.

Écriture au 31/12/N :

• Débit 607 "Achats de marchandises" : 5 000 €
• Débit 44586 "TVA à régulariser" : 1 000 € (20% de TVA)
• Crédit 4081 "Fournisseurs - factures non parvenues" : 6 000 €

3. Contrepassation des écritures à l'ouverture de l'exercice suivant

Au début de l'exercice suivant, les écritures enregistrées pour la FNP doivent être contrepassées pour éviter une double comptabilisation. Cette contrepassation se fait généralement de manière automatique dans les logiciels de comptabilité.

Reprenons l'exemple précédent :

Écriture au 01/01/N+1 :

• Débit 4081 "Fournisseurs - factures non parvenues" : 6 000 €
• Crédit 607 "Achats de marchandises" : 5 000 €
• Crédit 44586 "TVA à régulariser" : 1 000 €

4. Comptabilisation de la facture reçue

Lorsque la facture est finalement reçue, elle doit être comptabilisée de manière classique, sans tenir compte des écritures de FNP qui ont été contrepassées.

Les comptes dédiés aux FNP

Le plan comptable général prévoit trois comptes spécifiques pour la comptabilisation des factures non parvenues :

• Compte 4081 : Fournisseurs - factures non parvenues de biens et services
• Compte 4084 : Fournisseurs - factures non parvenues d'immobilisations
• Compte 4088 : Fournisseurs - intérêts courus (pour les pénalités de retard de paiement)

Ces comptes permettent une identification claire des FNP dans les états financiers de l'entreprise.

Cas particuliers et exceptions

Bien que la procédure de comptabilisation des FNP soit bien définie, certains cas particuliers peuvent se présenter. Par exemple, si une FNP a été enregistrée par erreur, il est possible de l'annuler avant la clôture des comptes, ou de corriger l'erreur sur l'exercice suivant si le montant n'est pas significatif.

De même, si une facture est reçue après la clôture mais concerne l'exercice en cours, aucune écriture spécifique n'est nécessaire. La facture peut être comptabilisée de manière habituelle.

L'importance de la rigueur et de l'expertise

La comptabilisation d'une facture non parvenue peut sembler anodine, mais elle nécessite une rigueur et une expertise particulières. Une erreur dans ce processus peut avoir des répercussions sur la fiabilité des états financiers de l'entreprise et, par conséquent, sur les décisions stratégiques qui en découlent.

C'est pourquoi il est fortement recommandé de faire appel à un expert-comptable qualifié pour gérer cette tâche cruciale. Un professionnel expérimenté saura non seulement appliquer les procédures adéquates, mais aussi anticiper les éventuelles exceptions et proposer des solutions adaptées.

Les avantages d'un expert-comptable pour la comptabilisation des FNP

Faire appel à un expert-comptable pour la comptabilisation d'une facture non parvenue présente de nombreux avantages :

• Expertise technique : Les experts-comptables possèdent une connaissance approfondie des normes comptables et des réglementations en vigueur, garantissant une application correcte des procédures de comptabilisation des FNP.
• Gain de temps : En déléguant cette tâche à un professionnel, les dirigeants d'entreprise peuvent se concentrer sur leurs activités principales, tout en bénéficiant d'un suivi rigoureux de leurs obligations comptables.
• Fiabilité des données financières : Une comptabilisation précise des FNP contribue à la fiabilité des états financiers, offrant une vision claire de la situation de l'entreprise et facilitant la prise de décisions éclairées.
• Conseils personnalisés : Les experts-comptables peuvent fournir des conseils sur mesure, tenant compte des spécificités de l'entreprise et de son secteur d'activité, pour une gestion optimale des FNP.
• Conformité réglementaire : En faisant appel à un expert-comptable, les entreprises s'assurent du respect des réglementations en vigueur, évitant ainsi les risques de sanctions ou d'amendes.

Exemples concrets de comptabilisation des FNP

Pour illustrer la procédure de comptabilisation d'une facture non parvenue, voici quelques exemples concrets :

Exemple 1 : Achat de marchandises

Une entreprise de commerce de détail clôture son exercice le 31 mars. Le 28 mars, elle reçoit une livraison de marchandises d'une valeur de 10 000 € HT. La facture correspondante sera établie par le fournisseur le 5 avril de l'année suivante.

Écritures comptables au 31/03/N :

• Débit 607 "Achats de marchandises" : 10 000 €
• Débit 44586 "TVA à régulariser" : 2 000 € (20% de TVA)
• Crédit 4081 "Fournisseurs - factures non parvenues" : 12 000 €

Écritures comptables au 01/04/N+1 (contrepassation) :

• Débit 4081 "Fournisseurs - factures non parvenues" : 12 000 €
• Crédit 607 "Achats de marchandises" : 10 000 €
• Crédit 44586 "TVA à régulariser" : 2 000 €

Exemple 2 : Prestation de services

Une agence de communication clôture son exercice le 30 juin. Le 25 juin, elle termine une prestation de services pour un client, d'une valeur de 15 000 € HT. La facture sera émise le 10 juillet de l'année suivante.

Écritures comptables au 30/06/N :

• Débit 618 "Prestations de services extérieures" : 15 000 €
• Débit 44586 "TVA à régulariser" : 3 000 € (20% de TVA)
• Crédit 4081 "Fournisseurs - factures non parvenues" : 18 000 €

Écritures comptables au 01/07/N+1 (contrepassation) :

• Débit 4081 "Fournisseurs - factures non parvenues" : 18 000 €
• Crédit 618 "Prestations de services extérieures" : 15 000 €
• Crédit 44586 "TVA à régulariser" : 3 000 €

Ces exemples illustrent la procédure standard de comptabilisation d'une facture non parvenue, applicable à diverses situations rencontrées dans différents secteurs d'activité.

Conclusion

La comptabilisation d'une facture non parvenue est un processus essentiel pour garantir la fiabilité des états financiers d'une entreprise. Bien que technique, cette tâche nécessite une rigueur et une expertise particulières pour respecter les principes comptables et les réglementations en vigueur.

En faisant appel à un expert-comptable qualifié, les entreprises peuvent bénéficier d'une gestion optimale de leurs FNP, tout en se concentrant sur leurs activités principales. Cette collaboration permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi d'assurer la conformité réglementaire et de disposer d'une vision claire de la situation financière de l'entreprise, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques éclairées.

Nos expert-comptable et leurs équipes peuvent répondre à toutes vos interrogations concernant cette notion. Notre cabinet d'expertise comptable situé à Paris 12 reste joignable par téléphone et par mail ou sur rendez-vous.