[DOSSIER THÉMATIQUE] Comment bien gérer une comptabilité d’entreprise ?

La comptabilité d’une entreprise est une opération qui décrit et analyse les informations économiques relatives à l’activité de l’entreprise. Il s’agit de rapporter les entrées et sorties affectant le patrimoine de l’entreprise, en adoptant la méthode préconisée par les normes comptables. Il est possible d’assurer la comptabilité en interne, en engageant des salariés à cet effet. Toutefois, beaucoup d’entreprises optent aujourd’hui pour l’externalisation, même les TPE, car la collaboration avec un cabinet d’expert-comptable garantit le respect des normes et la sincérité des comptes. En même temps, le chef d’entreprise et ses collaborateurs peuvent se concentrer sur les aspects stratégiques et opérationnels de leur cœur de métier. Nous vous détaillons ici comment bien gérer une comptabilité d’entreprise.

Comptabilité d’entreprise : pour qui et dans quel but ?

La comptabilité générale, basée sur la comptabilité en partie double, sert à informer les dirigeants et les tiers de l’état financier d’une entreprise. La liasse fiscale (bilan comptable, compte de résultat et annexe) permet à l’administration fiscale de déterminer les impôts dus par la société. En même temps, les états financiers renseignent les actionnaires et investisseurs de l’état de santé de l’entreprise, et les aident dans leurs décisions. Par exemple, les résultats d’une entreprise peuvent influencer sa cote en bourse, et avoir un impact important sur sa croissance.

La comptabilité analytique vise pour sa part à établir le coût de revient des activités de l’entreprise, et permet donc de déterminer leur rentabilité. Cet aspect de la comptabilité d’entreprise est pour sa part destiné aux dirigeants. Il s’agit d’outils décisionnels utiles pour déterminer le processus de production le plus intéressant pour l’entreprise et assurer une rentabilité sur le court terme aussi bien que le long terme.

La comptabilité d’entreprise est donc à la fois un moyen d’information et un outil de gestion. Afin de remplir ces rôles, elle doit remplir plusieurs conditions :

• La sincérité : les données comptables doivent traduire fidèlement la réalité ;
• La régularité : les méthodes d’élaboration et de présentation des comptes doivent être conformes aux réglementations en vigueur ;
• La fiabilité : les comptes doivent être complets et sans erreur ;
• La clarté : les informations comptables doivent être lisibles et compréhensibles par tout lecteur suffisamment imprégné du monde des affaires ;
• La comparabilité : les comptes doivent permettre de comparer les informations issues de périodes et lieux différents.

Les obligations comptables d’une entreprise

La tenue de la comptabilité d’entreprise dépend en premier lieu du type de société concerné. En effet, l’activité et la taille de l’entreprise déterminent son régime fiscal, qui détermine à son tour les obligations comptables à remplir. Il faut également tenir compte du statut juridique de la société.

Catégories de bénéfices et statuts juridiques

Les bénéfices des sociétés, qui servent de base au calcul d’impôt, se répartissent en trois catégories :

• Les bénéfices non commerciaux (BNC) qui concernent les prestataires de services non commerciaux et les professions libérales comme les médecins libéraux, par exemple.
• Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) qui concernent les activités commerciales et artisanales comme le BTP, la pharmacie ou la fourniture de logement.
• L’impôt sur les sociétés concerne toutes les activités exercées dans le cadre d’une société commerciale (statut juridique de type SA, SARL, etc.), peu importe leur nature. C’est par exemple le cas des médecins libéraux qui fondent une SELARL (Société d’exercice libéral à responsabilité limitée) avec plusieurs confrères.

Lorsqu’ils fondent une entreprise individuelle ou une micro-entreprise en tant que micro-entrepreneurs, les entrepreneurs relevant du BIC et du BNC sont généralement soumis au régime micro ou au régime de déclaration contrôlé. Lorsqu’ils dépassent un certain seuil de CA ou décident d’exercer une option, ils sont soumis au régime réel.

Le régime de la micro-entreprise

Le régime est applicable aux personnes détenant le statut de micro-entrepreneur. Pour bénéficier de ce régime, il faut généralement présenter un CA maximum de 32 000 € par an. Le principe est simple : les bénéfices imposables sont déterminés de manière forfaitaire, après un abattement censé couvrir toutes les charges. Ce dernier varie selon l’activité de l’entrepreneur :

• 34 % pour les activités relevant de la catégorie des BNC ;
• 50 % pour les activités relevant de la catégorie des BIC ;
• 70 % pour les activités de vente et de fourniture de logement.

L’abattement minimum est de 305 € ou 610 € pour les activités mixtes.

Les entrepreneurs soumis au régime micro ne doivent pas tenir une comptabilité d’entreprise. Il faut seulement noter les recettes et les inscrire sur le formulaire indiqué (n° 2042 C) au moment des déclarations fiscales. Par ailleurs, certaines activités font l’objet d’une franchise en base de TVA. Les entrepreneurs concernés ne facturent pas la TVA à leurs clients. C’est par exemple le cas des chauffeurs de taxi soumis au régime micro BIC. En revanche, ils ne peuvent pas récupérer la TVA payée lors des achats de matières premières.

Le régime de la déclaration contrôlée

C’est un régime qui concerne spécifiquement les entreprises relevant de la catégorie des BNC, et qui ont dépassé le seuil des 32 000 € de recettes annuelles. Contrairement au régime micro, les bénéfices et les charges ne sont pas déterminés de manière forfaitaire, mais selon la réalité. L’entreprise doit tenir une comptabilité de trésorerie, il n’est pas nécessaire de constater les créances et les dettes au long de l’année. La comptabilité d’entreprise consiste à :

• Remplir un livre-journal des recettes et des dépenses, en notant à chaque fois les informations suivantes : la date, l’identité du client ou du fournisseur, la nature et le montant de l’opération, ainsi que le mode de règlement.
• Tenir un registre des immobilisations et des amortissements.

L’inventaire n’est pas obligatoire et à la fin de l’année d’exercice, l’entrepreneur peut réaliser un rapprochement bancaire. Il doit effectuer sa déclaration sur le formulaire n° 2035.

Le régime du réel simplifié

Le régime du réel simplifié est réservé aux entreprises relevant du BIC ou de l’impôt sur les sociétés, qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants :

• Nombre de salariés : 10 ;
• Bilan : 350 000 euros ;
• Chiffre d’affaires : 700 000 euros.

Les sociétés concernées peuvent tenir une comptabilité d’entreprise simplifiée. Ainsi, pendant le cours de l’exercice, il suffit d’établir une comptabilité de trésorerie, en enregistrant au jour le jour les encaissements et décaissements. La constatation des créances et dettes se fait uniquement en fin d’année. Dans les détails, voici les obligations comptables de ces entreprises :

• Tenue d’une comptabilité en partie double : écritures comptables dans le livre journal et dans le grand livre suivant le plan comptable général. Il est possible de centraliser les journaux auxiliaires sur le livre-journal chaque trimestre.
• Réalisation d’un inventaire des passifs et actifs de l’entreprise au moins tous les 12 mois. Toutefois, l’évaluation des stocks et des en-cours peut être effectuée de manière forfaitaire.
• Présentation de comptes annuels composés d’un bilan et d’un compte de résultat simplifiés. L’entreprise est généralement dispensée de produire une annexe.

Ces comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du tribunal du commerce dont relève le siège de l’entreprise.

Le régime du réel normal

Ce régime fiscal et comptable s’applique à toutes les sociétés ayant dépassé les seuils précédents et qui sont donc considérées comme de grandes entreprises. Elles doivent tenir une comptabilité complète, également appelée comptabilité d’engagement. La constatation des créances et dettes se fait tout au long de l’année. Les obligations comptables sont les suivantes :

• Tenue d’un livre-journal et d’un grand livre ;
• Réalisation d’enregistrements comptables précis comportant au moins les informations suivantes : l’origine et le contenu de chaque donnée, son imputation et les références des pièces justificatives relatives à l’opération (factures fournisseurs, par exemple) ;
• Centralisation mensuelle des livres auxiliaires ;
• Réalisation d’un inventaire au moins tous les 12 mois ;
• Établissement des comptes annuels comportant un bilan annuel, un compte de résultat et une annexe de base.

Méthodes et outils pour assurer la comptabilité d’entreprise

L’établissement et la gestion de la comptabilité nécessitent la mise à disposition de tous les documents relatifs aux opérations d’encaissement et de décaissement : factures, relevés bancaires, déclarations sociales et déclarations fiscales des années précédentes, etc. C’est grâce à ces pièces que le comptable va réaliser l’ensemble de son travail : saisie, établissement des comptes annuels et états financiers définitifs, suivi comptable dans le cadre des inventaires, etc. Le comptable doit suivre les principes comptables et méthodes recommandés dans l’exercice de son travail, selon le secteur concerné.

Pour les TPE, c’est le chef d’entreprise qui est responsable de la tenue et de la présentation des comptes de sa société. Toutefois, il peut se faire assister par un expert-comptable afin de gagner du temps, et de s’assurer que les normes réglementaires sont respectées. Pour les grandes entreprises, la tenue comptable en interne peut représenter une solution intéressante, surtout si le logiciel comptable est intégré à un PGI et exploite une base de données commune à toute l’entreprise. Il existe aussi des solutions SaaS qui permettent de disposer d’un outil informatique performant sans s’encombrer d’un système en interne. En revanche, la révision des comptes et l’établissement des états financiers doivent de préférence être confiés à un cabinet d’expertise comptable.

Rôle de l’expert-comptable dans la comptabilité d’entreprise

L’externalisation peut concerner tout ou partie de la comptabilité d’entreprise. Dans le premier cas, c’est le cabinet d’experts-comptables qui assure l’intégralité des écritures comptables, l’établissement des comptes et les déclarations fiscales et sociales de l’entreprise. Cette dernière doit donc confier l’ensemble des pièces comptables à son cabinet. Si l’entreprise opte pour une externalisation partielle, elle peut s’occuper de la saisie des données. L’expert-comptable se chargera pour sa part de la révision comptable, et fera en sorte d’établir les comptes annuels.

En plus de ce rôle purement technique qui consiste à gérer la comptabilité de l’entreprise, l’expert-comptable est également tenu de conseiller son client sur la gestion financière de l’entreprise. En effet, l’expertise comptable implique des connaissances poussées dans les aspects comptables, juridiques et stratégiques d’une activité économique donnée.

L’expert-comptable peut aussi assurer certaines missions d’ordre administratif ou juridique :

• Organisation des réunions avec le comité d’entreprise et rédaction des procès-verbaux ;
• Gestion de la paie ;
• Représentation auprès des administrations fiscales ;
• Réalisation de la création d’entreprises pour les nouveaux projets, incluant l’établissement du business plan, le choix du statut juridique et l’immatriculation de la société.

Les objectifs, les modalités de la mission de l’expert-comptable et les détails de ses tâches sont consignés dans la lettre de mission. On y trouve aussi ses honoraires. Le chef d’entreprise doit donc bien examiner ce document et s’assurer qu’il correspond aux besoins de la société.

Le recours aux services d’un expert présente plusieurs avantages :

• L’assurance d’une comptabilité sincère, fiable et respectant les réglementations existantes ;
• Une tenue à jour des obligations légales et fiscales de l’entreprise ;
• L’intervention d’un spécialiste encadré par une déontologie particulière ainsi que la discipline de l’ordre des experts-comptables, impliquant que la responsabilité de l’expert peut être engagée ;
• La possibilité de bénéficier d’un conseil d’expert dans la gestion de l’entreprise, notamment l’anticipation des risques de trésorerie.

Même si le recours à un expert-comptable n’est pas obligatoire pour les entreprises, l’obligation de tenir une comptabilité rend nécessaire l’intervention de ce spécialiste. Par ailleurs, pour certaines activités, le recours à un cabinet spécialisé donne lieu à des avantages fiscaux, comme la déductibilité des frais de comptabilité et la non-majoration des bénéfices pour les activités professionnelles libérales.

Si vous souhaitez plus d’informations sur la gestion votre comptabilité d’entreprise, n’hésitez pas à contacter notre cabinet CBA France, qui saura vous guider et vous accompagner dans vos démarches.