Les charges déductibles du résultat fiscal de votre société

Dans la gestion d'une entreprise, maîtriser les charges déductibles est crucial pour optimiser la fiscalité et préserver la rentabilité. En effet, ces dépenses professionnelles, lorsqu'elles répondent à certains critères, permettent de réduire le bénéfice imposable et, par conséquent, l'impôt dû. Cet article approfondi vous guidera à travers les subtilités des charges déductibles de société, vous aidant à identifier celles qui sont éligibles et à comprendre les règles à respecter pour en bénéficier pleinement.

Qu'est-ce qu'une charge déductible ?

Une charge déductible est une dépense professionnelle que l'entreprise peut déduire de son résultat fiscal. En d'autres termes, elle permet de diminuer le montant du bénéfice imposable sur lequel est calculé l'impôt, réduisant ainsi la facture fiscale globale.

Définition d'une charge

Avant d'aborder la notion de déductibilité, il convient de définir ce qu'est une charge. En comptabilité, une charge représente un bien ou un service consommé par l'entreprise dans le cadre de son activité. Elle disparaît lors de sa première utilisation dans le processus d'exploitation.

Les charges peuvent être classées en trois grandes catégories :

• Les charges d'exploitation : Elles correspondent aux coûts liés à l'activité courante de l'entreprise, comme les achats de matières premières, les salaires, les loyers, etc.
• Les charges financières : Elles englobent les rémunérations des ressources d'emprunts, telles que les intérêts bancaires ou les agios.
• Les charges exceptionnelles : Ce sont les dépenses qui ne relèvent pas de l'exploitation courante, comme les amendes, les dons ou les frais d'avocat.

Charges fixes, variables et mixtes

Parmi ces différents types de charges, on distingue également les charges fixes, variables et mixtes.

• Les charges fixes sont récurrentes et ne varient pas en fonction de l'activité de l'entreprise, comme le loyer.
• Les charges variables fluctuent en fonction du niveau d'activité, à l'instar du coût des matières premières.
• Les charges mixtes combinent un caractère fixe et variable. Elles concernent à la fois l'aspect professionnel et personnel, comme un abonnement téléphonique ou internet. Dans ce cas, seule la quote-part professionnelle est déductible.

Conditions de déductibilité

Pour être qualifiée de déductible, une charge doit remplir plusieurs conditions cumulatives :

• Être engagée dans l'intérêt de l'entreprise : La dépense doit se rattacher directement à l'exploitation de l'entreprise et être en lien avec son objet social.
• Entraîner une diminution de l'actif net : La charge doit se traduire par une dépense immédiate, non soumise à un amortissement.
• Être comptabilisée dans l'exercice concerné : La charge doit être enregistrée dans l'exercice au cours duquel elle a été engagée.
• Être justifiée par une facture ou une quittance : En cas de contrôle, l'entreprise doit pouvoir justifier la réalité des frais déduits.

Pourquoi déduire les charges ?

Déduire les charges du résultat fiscal présente deux avantages majeurs pour l'entreprise.

Réduire le bénéfice imposable

En déduisant les charges éligibles, l'entreprise diminue son bénéfice imposable, c'est-à-dire le montant sur lequel est calculé l'impôt. Cette réduction entraîne une baisse de la facture fiscale, qu'il s'agisse de l'impôt sur les sociétés (IS) ou de l'impôt sur le revenu (IR).

Le gain fiscal varie en fonction du taux d'imposition applicable. Pour une entreprise soumise à l'IS, la déduction des charges réduit le bénéfice imposable appliqué au taux de 15% (taux réduit) ou 25% (taux normal). Pour une entreprise soumise à l'IR, le gain dépend du taux d'imposition personnel des associés, pouvant aller de 0 à 45%.

Déduire la TVA

Si l'entreprise facture la TVA, elle peut récupérer la TVA payée sur les achats de biens et services liés à son activité professionnelle. Cependant, la TVA n'est pas toujours déductible lorsque les frais professionnels le sont. Par exemple, la TVA n'est pas récupérable sur les frais de transport en commun ou d'hôtel, mais elle l'est sur les frais de repas.

Pour les charges mixtes, seule la TVA correspondant à la quote-part professionnelle est déductible.

Quelles sont les charges déductibles ?

Voici une liste non exhaustive des principales charges déductibles pour une entreprise.

Les frais généraux

Fournitures et équipements

Les dépenses liées aux fournitures et équipements utilisés dans le cadre de l'activité professionnelle sont déductibles. Il peut s'agir de mobilier de bureau, de matériel informatique (ordinateurs, logiciels, etc.), d'abonnements à des revues professionnelles, etc.

Le matériel informatique d'une valeur inférieure à 500€ est entièrement déductible. Au-delà de ce montant, la déduction s'effectue sur 3 années consécutives, à raison de 33,33% par an.

Vêtements professionnels

Les vêtements spécifiques à la profession exercée sont déductibles, comme une robe d'avocat ou des chaussures de sécurité pour un ouvrier. Cependant, les vêtements de ville ne sont pas éligibles à la déduction.

Les tenues relatives à la sécurité des salariés (vestes réfléchissantes, gants, etc.) sont également déductibles.

Les frais de déplacement

Véhicule professionnel

Si l'entreprise dispose d'un véhicule de société, les dépenses liées à son achat ou à sa location sont déductibles. Cependant, le coût d'acquisition est plafonné à 9.000€, quelle que soit la valeur du véhicule.

La TVA sur l'achat du véhicule et les frais d'entretien et de réparation sont récupérables. En revanche, la taxe sur les véhicules de société (TVS) n'est pas déductible pour les entreprises soumises à l'IS.

Véhicule personnel

Si le dirigeant utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, il peut percevoir des indemnités kilométriques déductibles. Le montant de ces indemnités est calculé sur la base du barème kilométrique, qui tient compte du type de véhicule, de sa puissance fiscale et de la distance parcourue.

L'utilisation du barème kilométrique est généralement plus avantageuse pour les déplacements occasionnels avec un véhicule polluant. Dans le cas contraire, il peut être préférable d'opter pour un véhicule de société.

Autres frais de déplacement

Les frais engagés pour se rendre chez un client ou un prospect, comme les billets de train, d'avion ou de taxi, sont déductibles s'ils sont justifiés et liés à l'activité professionnelle.

Les frais de bouche

Repas seuls

Les repas pris dans le cadre de l'activité professionnelle sont déductibles si le dirigeant ne peut pas prendre son repas à son domicile.

Repas d'affaires

Les frais de repas engagés lors de voyages professionnels (congrès, séminaires, etc.) ou avec des clients, fournisseurs ou collaborateurs sont déductibles. Ils doivent être justifiés par des factures ou des notes de frais indiquant la date, le lieu, le motif et les personnes invitées.

Les rémunérations des dirigeants

Pour une société soumise à l'IS, les rémunérations versées aux dirigeants sont déductibles si elles correspondent à un travail effectif et ne sont pas excessives. Les critères d'appréciation sont la qualification professionnelle, les aptitudes particulières et l'étendue des fonctions exercées.

La rémunération de l'entrepreneur individuel n'est pas déductible du bénéfice de son entreprise.

Les frais liés au siège social

Local commercial

Si l'entreprise loue un local commercial pour son siège social, les charges de loyer sont déductibles si le montant n'est pas excessif et que le local n'est pas inscrit au patrimoine de l'entreprise.

En cas d'achat du local, les intérêts d'emprunt et l'amortissement de l'immeuble sont déductibles.

Les frais de coworking ou de centre d'affaires sont également déductibles.

Domicile du dirigeant

Si le siège social est domicilié au domicile du dirigeant, une partie des charges mixtes (loyer, électricité, assurances, etc.) est déductible au prorata de la superficie utilisée à des fins professionnelles.

Il est recommandé de rédiger un bail de location et de prévoir des quittances de loyer pour justifier ces charges déductibles.

Les cadeaux d'affaires

Les cadeaux d'affaires offerts à des clients, prospects ou fournisseurs dans le cadre des relations commerciales sont déductibles, à condition que leur valeur ne soit pas excessive par rapport à la réalité de la relation d'affaires.

Si la valeur annuelle des cadeaux dépasse 3.000€, ils doivent être déclarés dans la rubrique des frais généraux.

Les frais liés au mécénat d'entreprise

Les dons effectués auprès d'associations ou d'organismes d'intérêt général peuvent donner lieu à une réduction d'impôt. Cette réduction est égale à 60% du montant du don dans la limite de 2.000.000€, et à 40% au-delà de ce seuil.

Le montant total des dons retenus pour le calcul de la réduction est plafonné à 20.000€ ou 0,5% du chiffre d'affaires annuel HT, si ce dernier montant est plus élevé.

Les frais d'étude et de formation

Les frais engagés pour des formations ou des études liées à l'activité professionnelle, dans l'objectif d'améliorer une situation professionnelle, sont déductibles.

Quelles sont les charges non déductibles ?

Certaines charges ne sont pas déductibles du résultat fiscal, comme :

• Les dépenses luxueuses (achat d'un yacht, chasse de loisirs, etc.)
• Les cadeaux d'affaires excessifs
• Les dépenses à caractère uniquement personnel (frais de coiffure, etc.)
• Les dépenses de construction, de reconstruction ou d'agrandissement
• La taxe sur les véhicules de société (pour les entreprises soumises à l'IS)
• Les primes d'assurance et les cotisations mutuelles non obligatoires
• Les sanctions pécuniaires et pénalités
• Les impôts et taxes (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, etc.)

De manière générale, une charge est non déductible lorsqu'elle n'est pas engagée dans l'intérêt de l'entreprise.

Comment calculer et déduire les charges ?

Pour calculer le montant des charges déductibles, suivez ces étapes :

1. Additionner toutes les charges supportées par la société
2. Calculer le résultat comptable : produits - charges
3. Ajouter les charges non déductibles (réintégrations fiscales)

Le résultat obtenu correspond au résultat fiscal sur lequel sera imposée l'entreprise.

Il est recommandé de faire appel à un professionnel, comme un expert-comptable, pour gérer la partie comptable et s'assurer de la bonne déduction des charges.

L'importance de faire appel à un expert-comptable

La gestion des charges déductibles peut s'avérer complexe, notamment en raison des nombreuses règles et exceptions à respecter. C'est pourquoi il est fortement recommandé de faire appel à un expert-comptable pour vous accompagner dans cette démarche.

Un expert-comptable est un professionnel qualifié qui possède une expertise approfondie en matière de comptabilité, de fiscalité et de gestion d'entreprise. Il sera en mesure de vous guider dans l'identification des charges déductibles, de vous conseiller sur les meilleures stratégies d'optimisation fiscale et de vous assurer que votre entreprise est en conformité avec la réglementation en vigueur.

Bien que le recours à un expert-comptable représente un coût supplémentaire pour votre entreprise, les économies réalisées grâce à une gestion optimale des charges déductibles peuvent rapidement compenser cet investissement. De plus, vous bénéficierez d'une tranquillité d'esprit en sachant que vos obligations fiscales sont prises en charge par un professionnel compétent.

Lors du choix de votre expert-comptable, assurez-vous de prendre en compte son expérience, sa spécialisation dans votre secteur d'activité et ses tarifs. N'hésitez pas à solliciter des recommandations auprès de votre réseau professionnel ou à comparer plusieurs prestataires avant de faire votre choix.

Exemples concrets de charges déductibles

Pour illustrer les différents types de charges déductibles, voici quelques exemples concrets :

• Frais généraux : Achat de mobilier de bureau, abonnement à des revues professionnelles, matériel informatique d'une valeur inférieure à 500€.
• Vêtements professionnels : Robe d'avocat, blouse de médecin, chaussures de sécurité pour un ouvrier.
• Frais de déplacement : Carburant et entretien d'un véhicule de société, indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un véhicule personnel, billets de train ou d'avion pour se rendre chez un client.
• Frais de bouche : Repas pris lors d'un déplacement professionnel, repas d'affaires avec des clients ou des fournisseurs.
• Rémunérations des dirigeants : Salaire du gérant d'une SARL ou du président d'une SAS, dans la limite du raisonnable.
• Frais liés au siège social : Loyer d'un local commercial, charges mixtes (loyer, électricité, etc.) pour une domiciliation au domicile du dirigeant.
• Cadeaux d'affaires : Bouteille de vin, boîte de chocolats offerte à un client ou un fournisseur, dans la limite du raisonnable.
• Mécénat d'entreprise : Don à Don à une association caritative ou un organisme d'intérêt général.
• Frais d'étude et de formation : Coût d'une formation professionnelle visant à obtenir une certification ou à développer de nouvelles compétences liées à l'activité de l'entreprise.

Il est important de noter que cette liste n'est pas exhaustive et que d'autres types de charges peuvent être déductibles en fonction de la nature de votre activité et de votre forme juridique. De plus, certaines charges déductibles peuvent être soumises à des plafonds ou à des conditions spécifiques qu'il convient de respecter.

Charges déductibles et régime fiscal

Le régime fiscal auquel est soumise votre entreprise peut avoir un impact sur les charges déductibles. Voici quelques précisions en fonction du régime concerné :

Entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés (IS)

Pour les entreprises soumises à l'IS, la plupart des charges professionnelles sont déductibles, à condition qu'elles soient engagées dans l'intérêt de l'entreprise et qu'elles ne soient pas considérées comme excessives ou luxueuses.

Cependant, certaines charges spécifiques ne sont pas déductibles pour ces entreprises, comme la taxe sur les véhicules de société (TVS) ou les primes d'assurance et cotisations mutuelles non obligatoires.

Entreprises soumises à l'impôt sur le revenu (IR)

Pour les entreprises soumises à l'IR, les règles de déductibilité sont similaires à celles des entreprises soumises à l'IS. Cependant, il existe quelques différences notables, comme la déductibilité de la TVS pour ces entreprises.

De plus, les charges déductibles réduisent le bénéfice imposable qui s'ajoute ensuite au revenu personnel de chacun des associés, ces derniers étant soumis au barème progressif de l'IR.

Micro-entreprises (régime micro-BIC/BNC)

Si vous relevez du régime micro-BIC/BNC, vous ne pouvez pas déduire vos charges de votre résultat fiscal. En contrepartie, l'administration fiscale applique un abattement forfaitaire sur votre chiffre d'affaires pour tenir compte de vos frais professionnels.

Cet abattement est de 71% sur le chiffre d'affaires issu des ventes et locations de biens, de 50% sur les ventes de prestations de service en BIC, et de 34% sur les prestations de service en BNC.

Gestion des charges déductibles : les bonnes pratiques

Pour bénéficier pleinement des avantages liés aux charges déductibles, il est essentiel de mettre en place une gestion rigoureuse et de suivre les bonnes pratiques. Voici quelques conseils à suivre :

Conserver les justificatifs

Assurez-vous de conserver tous les justificatifs (factures, quittances, tickets de caisse, etc.) liés à vos charges déductibles. En cas de contrôle fiscal, vous devrez être en mesure de prouver la réalité de ces dépenses.

Tenir une comptabilité précise

Une comptabilité précise et à jour est indispensable pour identifier et suivre correctement vos charges déductibles. N'hésitez pas à faire appel à un professionnel, comme un expert-comptable, pour vous aider dans cette tâche.

Respecter les plafonds et conditions

Certaines charges déductibles sont soumises à des plafonds ou à des conditions spécifiques. Assurez-vous de bien les connaître et de les respecter pour éviter tout risque de redressement fiscal.

Séparer les charges mixtes

Pour les charges mixtes (professionnelles et personnelles), veillez à bien séparer la quote-part professionnelle de la quote-part personnelle. Seule la première est déductible.

Rester vigilant sur les dépenses luxueuses

Les dépenses considérées comme luxueuses ou excessives ne sont généralement pas déductibles. Restez vigilant sur ce point et évitez les excès.

Anticiper les évolutions réglementaires

La réglementation en matière de charges déductibles peut évoluer d'une année sur l'autre. Restez informé des changements potentiels pour vous adapter en conséquence.

En suivant ces bonnes pratiques, vous optimiserez la gestion de vos charges déductibles et maximiserez les avantages fiscaux pour votre entreprise.

Nos expert-comptable et leurs équipes peuvent répondre à toutes vos interrogations concernant cette notion. Notre cabinet d'expertise comptable situé à Paris 12 reste joignable par téléphone et par mail ou sur rendez-vous.